美容室スタッフのマイナンバー管理｜年末調整で集めるときの本人確認・保管・廃棄の注意点を税理士が解説

「年末調整の書類を配ったら、スタッフから『マイナンバーってどう渡せばいいですか？』と聞かれて答えに詰まった」「LINEで写真を送ってもらったけれど、そのまま端末に残していて不安」。年末調整の書類を集める11月は、サロンオーナーがマイナンバーの扱いに悩みやすい時期です。

マイナンバーは、使い道も、集め方も、しまい方も法令で細かく決められています。うっかり社員番号の代わりに使ったり、予約管理アプリに保存したりすると、法令に反する取扱いになりかねません。この記事では、美容室がスタッフから番号を預かるときの基本ルールを、国税庁の案内をもとに整理します。

美容室がマイナンバーを集める場面

事業者がスタッフなどにマイナンバーの提供を求められるのは、社会保障と税に関する手続きの書類を作るために必要な場合に限られます。国税庁のパンフレットでも、営業成績の管理などの目的で提供を求めてはならないとされています。サロンで番号が必要になる主な場面は次のとおりです。

面貸しや業務委託の美容師への支払いは、すべてが法定調書の対象になるわけではありません。番号が必要かどうかは支払いの内容によって変わるので、迷うときは専門家に確認してください。必要でない場合に、念のため集めておくことはできません。

集める前に決めること：利用目的の明示

番号の提供を求めるときは、利用目的を特定してスタッフに明示する必要があります。たとえば「源泉徴収票の作成」「健康保険・厚生年金保険・雇用保険の手続き」といった形です。入社時の書類にまとめて書いておくと、年末調整のたびに説明し直さずに済みます。

明示した目的以外には使えません。社員番号の代わりに使う、シフトや歩合の管理表に記載する、予約システムのスタッフ情報に入力するといった使い方は、スタッフ本人が同意していてもできません。

本人確認は「番号確認」と「身元確認」の2つ

番号を受け取るときは、その番号が正しいかを確かめる「番号確認」と、提出した人が本人かを確かめる「身元確認」の両方が必要です。国税庁の案内では、次のような書類の例が示されています。

• マイナンバーカード1枚で、番号確認と身元確認を同時に行える
• 通知カードなどで番号確認を行い、運転免許証などで身元確認を行う
• 写真付きでない身分証明書を使う場合は、2種類以上が必要

注意したいのは、扶養親族の確認です。国税庁のパンフレットでは、扶養控除等申告書に記載された控除対象配偶者などの本人確認は、給与所得者(スタッフ)が行うため、給与の支払者が配偶者などの本人確認をする必要はないとされています。サロン側が確認するのはスタッフ本人です。

書類の細かい要件や、スマートフォンで撮影した画像を使う場合の取扱いは、国税庁のマイナンバーFAQに掲載されています。最新の内容を確認したうえで運用を決めてください。

扶養控除等申告書への記載と「提供済み」の取扱い

扶養控除等申告書には、スタッフ本人と控除対象配偶者などの番号を書く欄があります。ただし、すでに事業者が番号を預かって管理している場合などに、申告書への番号の記載を省略できる取扱いが設けられています。毎年すべての番号を書いてもらう必要がない場合があるということです。

この取扱いを使う場合は、事業者側で番号を確認できる状態になっていることが前提です。要件は様式や年分によって案内が変わることがあるため、使う前に国税庁の最新の案内をご確認ください。年末調整の流れ全体については、美容室の年末調整、令和8年分の変更点の記事もあわせてご覧ください。

預かったあとの保管ルール

保管できる期間

番号を含む書類(特定個人情報)は、社会保障と税の手続きの書類を作る必要がある間に限って保管できます。雇用が続いているスタッフの番号は、源泉徴収票の作成などで翌年以降も使うため、継続して保管できます。

廃棄のタイミング

手続きが不要になり、法令で決まっている保存期間も過ぎたら、番号をできるだけ速やかに廃棄または削除する必要があります。国税庁のパンフレットでは、扶養控除等申告書は7年間保管するとされており、その間は番号を保管できますが、その後はできるだけ速やかに廃棄または削除するという例が示されています。

退職したスタッフについても同じです。退職の手続きが終わったからといってすぐに捨てる必要はありませんが、保存期間が過ぎたまま番号入りの書類を残しておくのは避けましょう。退職時の手続き全般は、美容室スタッフが退職するときの手続き一覧で整理しています。廃棄するときは、書類なら焼却や溶解など復元できない方法で処分し、データなら完全に削除します。

小さなサロンでもやっておきたい安全管理

番号を取り扱う事業者は、漏えいや紛失を防ぐための安全管理措置を講じ、従業員への適切な監督も行わなければなりません。大きな仕組みを作る必要はありませんが、サロンの実情に合わせて次のような工夫ができます。

従業員数が少ない事業者には、安全管理について特例的な対応が認められる場合があります。詳しくは個人情報保護委員会のガイドラインで確認してください。

美容室でよくある「やってしまいがち」な例

• LINEグループに番号の写真が流れた：個別のやり取りで受け取り、スタッフ全員が見られる場所に番号を出さないようにします。
• 面接時にコピーを取った：採用が決まる前の段階では、番号の提供を求められません。内定後、雇用が決まってから集めましょう。
• 手帳やレジ横のメモに番号を書いた：業務上のメモ代わりにしないでください。必要なときに保管場所から確認する運用にします。
• 古いコピーが残っている：廃止した書類や退職者の資料に番号が残っていないか、年に一度は見直します。
• パート・アルバイトの番号を集め忘れた：雇用保険や源泉徴収票に必要な場合があります。年末調整の対象かどうかで集めるかが変わるため、あらかじめ整理しておきます。

社会保険の手続きでスタッフの情報を扱うことも多いので、美容室の社会保険料が9月から変わる話で触れている届出の流れも、あわせて確認しておくと安心です。

年末調整の前にやっておきたいチェックリスト

• 入社時の書類に、マイナンバーの利用目的が書かれているか
• 番号を預かるスタッフの本人確認を、どの書類でするか決めているか
• 番号を扱う担当者を決めたか
• 番号入りの書類の保管場所に鍵がかかるか
• 保存期間が過ぎた書類が残っていないか
• スタッフから番号の写真をもらう場合の受け取り方と削除のルールを決めたか

スタッフが番号の提供を渋るときは

「会社に番号を知られたくない」と言われることもあります。マイナンバーは、社会保障と税の手続きで法令に基づいて必要になるものなので、まずは利用目的と管理方法を丁寧に説明しましょう。鍵のかかる場所で保管すること、担当者以外は見られないこと、目的以外には使わないことを伝えるだけで、安心してもらえるケースが多くあります。

それでも提供を受けられない場合は、そのまま放置せず、いつ、どのように依頼し、どう説明したかという経過を記録しておきます。取扱いの詳細は手続きによって異なるため、判断に迷うときは税務署や専門家に確認してください。

万が一、番号が漏れてしまったら

番号入りの書類を紛失した、データが誤って流出したといった場合は、まず本人に事実を伝え、被害が広がらないよう対応します。特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態が生じたときには、個人情報保護委員会への報告が法令上の義務とされています。どこまでが重大な事態にあたるかは個別の状況で変わるので、速やかに専門家や委員会の案内に沿って対応してください。

そもそも漏えいが起きにくいように、日頃から「持ち歩かない、置きっぱなしにしない、コピーを増やさない」を徹底しておくことが大切です。

まとめ

美容室のマイナンバー管理は、「必要な場面だけで集める」「利用目的を伝える」「本人確認をする」「鍵をかけて保管する」「期限が来たら廃棄する」の5つが基本です。年末調整の書類を集める11月は、この流れを見直すのにちょうどよいタイミングです。

なお、書類の様式や確認方法の細かい要件は変わることがあります。実際の運用は、国税庁のマイナンバーFAQや個人情報保護委員会のガイドラインで最新の内容を確認し、判断に迷う点は専門家に相談してください。サロンの規模や雇用形態によって必要な対応は異なります。

この記事の内容でご不明な点や、自店のケースに当てはめた具体的な判断が必要な場合は、美容室専門の税理士事務所フェリスにお気軽にご相談ください。来所・オンライン面談・LINE・電話・メールで対応しています。

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